Ať už s dětmi pracujete v zaměstnání od devíti do pěti, pracujete na dálku nebo zůstáváte doma, každý potřebuje efektivní metodu pro správu svého dne. Koneckonců, perfekcionismus, prokrastinace a mýtus multitaskingu jsou všechna velmi reálná nebezpečí, která mohou udržet i ty nejproduktivnější lidi na jednom místě. Jak tedy převezmete kontrolu nad svým rozvrhem a opravdu uděláte věci?
Podle lidí jako Elon Musk a Bill Gates jde o to, převzít kontrolu nad vaším časem a vaším plánem. Pro ně používají „mikroplánování“, které zahrnuje plánování jejich dne v pětiminutových krocích. I když tento typ detailů nemusí být pro průměrného člověka potřebný, stále existuje lekce pro nás všechny - převzetí kontroly nad vaším časem naplánováním nebo rozdělením na bloky nebo bloky vás zvýší produktivitu. Nejjednodušší a nejúčinnější způsob, jak toho dosáhnout, je „blokování času“.
Proč blokování času funguje
Někdy označovaný jako „monotasking“ nebo „time chunking“, „time blocking“ je technika správy času, při které blokujete určitou dobu k dokončení konkrétního úkolu.
Například namísto kontroly telefonu pokaždé, když dostanete e-mail nebo oznámení na sociálních médiích, zablokujete během dne konkrétní časy, abyste mohli telefonovat, odpovídat na e-maily a kontrolovat účty sociálních médií.
V podstatě vyhrazujete konkrétní bloky času na dokončení důležitých úkolů nebo projektů. Nakonec je váš plán rozdělen na časové úseky, kdy se soustředíte na jeden úkol nebo projekt najednou.
Tento typ správy času nejenže usnadňuje správu vašeho seznamu úkolů, ale také vám dává větší kontrolu nad vaším dnem a pomáhá vám stanovit priority vašich úkolů. Blokování času také zlepšuje zaměření a odrazuje od otálení. A na konci dne budete mít pocit, že jste skutečně něco dokázali.
Argument proti multitaskingu
Mnoho lidí věří, že mohou dělat více věcí najednou a dělat je dobře. Výzkum však ukazuje, že pouze asi 2,5% lidí dokáže efektivně multitaskovat, pouze zbytek populace věří efektivně multitasking.
Ve skutečnosti, když se snažíte dělat více věcí najednou, jako je posílání textových zpráv a řízení nebo psaní důležitého e-mailu při vracení telefonního hovoru klienta, ohrožuje to vaše schopnost dokončit oba úkoly dobře.
Studie z roku 2013 na univerzitě v Utahu mezitím zjistila, že lidé, kteří se pokoušejí žonglovat s více úkoly najednou, jsou snadněji rozptýlení, méně produktivní, dělají více chyb a dosahují nižšího skóre při testech odvolání.
Stejně tak může mít rychlý dopad na rychlé přepínání mezi dvěma projekty. Dokončujeme úkoly mnohem efektivněji, když jim věnujeme plnou pozornost. A co víc, neurologové varují, že snaha dělat několik věcí najednou nebo rozdělení naší pozornosti má dopad na naši schopnost provádět i jednoduché úkoly.
To znamená, že čím více multitaskingu zvládneme, tím méně toho dokážeme. Důvod je prostý. Ztrácíme schopnost soustředit se, což znamená, že projekty trvají déle, než by měly.
Jak používat blokování času
Blokování času nebo monotasking umožňuje soustředit se na jeden projekt najednou. Tento přístup nejenže omezí mentální chyby, ale také vám může pomoci uvolnit vaši kreativitu, zejména proto, že v daném časovém bloku přenesete veškerou svou energii a pozornost do jednoho úkolu. Zde je přehled toho, jak můžete do svého života začlenit blokování času.
Rozvíjejte svůj seznam
Začněte tím, že vytvoříte seznam všech věcí, které je třeba pro tento týden udělat. Uveďte všechny své pracovní projekty, rodinné závazky, dokonce i cíle cvičení. Cílem je zahrnout vše od telefonních hovorů, které musíte udělat, až po jídlo, které potřebujete připravit.
Postavte hvězdy vedle věcí, které je absolutně nutné dokončit, jako jsou projekty do práce, schůzky s klienty a schůzky lékařů. Obvykle se tento úkol provádí v pátek po práci nebo v neděli večer před začátkem pracovního týdne.
Určete své priority
Jakmile je váš seznam vytvořen, projděte si jej a označte hvězdy podle projektů, které jsou pro tento týden vaší nejvyšší prioritou. Zkuste to omezit na asi dvě až tři věci denně. Cílem je, abyste svým nejdůležitějším úkolům dali hlavní časové úseky ve vašem časově blokujícím plánu. Měli byste také naplánovat, abyste si každý den vyhradili čas na odpovídání na e-maily, zpětné telefonní hovory a kontrolu sociálních médií.
Vytvořte denní plán
Dalším krokem je přemýšlet o tom, kolik času máte denně a kolik času chcete věnovat jednotlivým úkolům na vašem seznamu.
Začněte tím, že vytvoříte časové bloky pro věci, které děláte každý den, jako jsou vaše ranní rutiny a večerní rituály, cvičení, dojíždění do práce a z práce, jídlo a přípravy jídla, pomoc s domácími úkoly atd.
Ukázkový plán pro někoho, kdo cestuje z domova, může vypadat takto:
- 6:00 - 7:30 Ranní rituál / Cvičení
- 7:30 - 8:00 Vezměte děti do školy
- 8:00 - 8:30 Odpovídejte na e-maily / Zkontrolujte sociální média
- 8:30 - 10:30 Prioritní projekt (vložte jednu ze svých priorit)
- 10:30 - 11:00 Přerušení / zpětné telefonní hovory
- 11:00 - 12:30 Prioritní projekt (vložte jednu ze svých priorit)
- 12:30 do 13:00 Pauza na oběd
- 13:00. do 13:30 Odpovězte na e-maily / zkontrolujte sociální média
- 13:30 do 15:30 Prioritní projekt (vložte jednu ze svých priorit)
- 15:30 do 16:30 Děti se vracejí ze školy / mluví o dni
- 16:30 do 18:00 Připravit / jíst večeři / uklidit
- 18:00 do 19:00 Prioritní projekt (vložte jednu ze svých priorit)
- 19:00. do 21:00 Volný čas / pomoc s domácími úkoly
- 21:00 21:30 Odpovězte na e-maily / zkontrolujte sociální média
- 21:30 do 10 hodin Večerní rituál
Samozřejmě se jedná o velmi jednoduchý plán a nebyl by vhodný pro všechny. Klíčem je, že vytvoříte plán pro svůj typický den s časovými bloky, kde se můžete soustředit na své důležité úkoly nebo projekty.
Pokud pracujete pro společnost, která má týmové schůzky, pravidelná školení nebo týdenní konferenční hovory, musíte je také zohlednit. A nezapomeňte počítat s časem cestování, pokud máte schůzky nebo schůzky, kterých se musíte během týdne zúčastnit. Možná budete muset na víkend vytvořit jiný plán.
Někteří lidé budou muset každý týden vypracovávat nové plány. Ostatní lidé mají velmi strukturované pracovní prostředí a mohou každý týden používat stejný plán. Udělejte to, co pro vás funguje. Svůj plán máte pod kontrolou a můžete jej přizpůsobit a změnit podle svých potřeb a priorit.
Blokujte celý svůj den
V ideálním případě, jakmile bude váš plán dokončen, budete moci blokovat každý den v týdnu. Začněte s hlavními prioritami a pokračujte odtud. Například pokud je vaší nejvyšší prioritou pro tento týden do pátku napsat rozsáhlou zprávu o činnosti, přemýšlejte o tom, jak dlouho vám bude trvat, než ji sestavíte.
V důsledku toho, pokud si myslíte, že vám zpracování zprávy bude trvat čtyři hodiny, můžete naplánovat dvě hodiny v pondělí a dvě hodiny v úterý, než budete na zprávě pracovat. Ve středu si naplánujte další hodinu, abyste to ověřili, provedli změny a dokončili to. Plánováním nastavených časových bloků počátkem týdne k dokončení zprávy nejen předejdete prokrastinaci, ale také si dáte stranou čas, který je třeba soustředit se na vypracování zprávy.
Chraňte svůj čas
Jakmile dokončíte svůj plán, chraňte svůj čas co nejlépe. Samozřejmě přijdou neočekávané věci a budete muset být flexibilní. Ale vzdorujte nutkání vzdát se času svého prioritního projektu na něco, co může počkat.
Pokud nebudete k dispozici, komunikujte se spolupracovníky a členy rodiny. Pak s těmito časovými bloky zacházejte, jako byste se setkávali s velmi důležitým klientem. Nikoho by nenapadlo přerušit vás během schůzky. Cílem je také to, abyste nebyli vyrušeni během doby chráněného prioritního projektu.
Slovo od Verywell
Efektivní využití blokování času vám může pomoci převzít kontrolu nad vaším dnem, soustředit vaši pozornost a odvrátit otálení. Zpočátku může trvat nějaký pokus a omyl, abyste vytvořili plán, který vám bude vyhovovat, ale s trochou praxe a malou dávkou trpělivosti budete za okamžik profesionálem.
Tipy, jak pomoci dospělým s ADD / ADHD zůstat soustředěni na práci