Vytvoření registračního systému, ve kterém jsou uloženy vaše doklady, vám dá jistotu, že všechny důležité dokumenty najdete rychle a snadno. To se může zdát zřejmé někomu, kdo nemá ADHD; když však žijete s ADHD, hromádky papíru, strach a úzkostné hledání často jdou ruku v ruce, když hledáte konkrétní kousek papíru.
Dobře strávený čas je nastavení a údržba registračního systému, který vám poskytne klid. Jedna věc, která lidem s ADHD brání nastavit registrační systém, je, že se mohou cítit ohromující.
Vytvoření archivačního systému vhodného pro ADHD
Tady je tedy 6 jednoduchých kroků k vytvoření archivačního systému vhodného pro ADHD.
Vyberte kartotéku, která se vám líbí. Je mnohem pravděpodobnější, že použijete archivační systém, pokud se vám líbí, jak skříň vypadá. Vyberte si ten, který zapadá do vaší domácí dekorace a osobnosti. Pokud si nejste jisti, kolik zásuvek budete potřebovat, vytvořte praktický systém pomocí bankéřových krabic. Vložte své závěsné pilníky do krabic a otestujte je 1 nebo 2 měsíce, než investujete do kusu nábytku.
Závěsné složky. Každý registrační systém potřebuje zavěšené složky. Mějte jednu zavěšenou složku na každé téma, například „Výpisy z bank 2016“. Příslušné dokumenty mohou přejít přímo do zavěšené složky; nemusí nejdříve jít do samostatné složky.
Štítky. Každou zavěšenou složku označte jasně. Můžete psát štítky, tisknout je nebo používat štítkovač. Pokud nemůžete přečíst štítek nebo zapomenout označit složku, je snadné umístit dokumenty na špatné místo a poté přestane být systém evidence užitečný. To, co napíšete na štítek, je vaše volba. Udělejte to způsobem, který vám dává smysl, abyste rychle našli to, co hledáte. Můžete například napsat „bankovní výpisy“, název banky nebo něco jiného, co pro vás má smysl
Uspořádání složek. Mít ADHD znamená, že vaše myšlení je spíše kreativní než lineární, což může odrážet i to, jak organizujete svoji registrační skříňku. Váš registrační systém nemusí být uspořádán podle abecedy! Můžete se rozhodnout seskupit všechny své finanční složky dohromady, všechny své zdravotní složky dohromady nebo jiným způsobem, který vám připadá logický.
Použijte barvu. Použití barvy ve vašem registračním systému je skvělý nápad. Lidé s ADHD jsou velmi vizuální, takže díky pestrobarevným závěsným složkám bude váš registrační systém přitažlivější. Pokud seskupujete podobné položky do stejných barevných složek, pomůže vám to také rychle najít věci. Můžete mít například všechny červené složky související s finančními tématy.
Udržujte složky přehledné. Nepřeplňujte své složky! Nadměrně velké složky znesnadní používání systému archivace, protože bude obtížné přidávat nové dokumenty. Ve výsledku byste mohli být v pokušení přestat používat registrační systém.
Pokud se vaše složky zvětšují, postupujte takto:
- Skartujte dokumenty, které již nepotřebujete. Například: skartujte účty za kreditní karty hned po zaplacení; skartovat účty, bankovní výpisy, výplaty / výplaty po roce, nebo když obdržíte výpis W-2 za daný daňový rok; skartovat investiční záznamy a daňové dokumenty po sedmi letech; a skartovat tržby po skončení platnosti záruky, nebo dokud nevíte, že zboží nebude nutné vracet
- Rozdělte předmět na menší témata. Například místo toho, abyste všechny své daňové soubory vložili do jedné složky s názvem „Daně“, vytvořte samostatné složky pro každý daňový rok (např. Daně 2016, Daně 2015, Daně 2013).
- Do složky vkládejte pouze důležité papíry. Když například obdržíte účet, vložte jej po zaplacení do složky, ale nevkládejte také obálku, do které přišel.
Nastavit elektronický registrační systém. Hromadění papíru může být pro lidi s ADHD velmi zdrcující, takže další možností je zřízení elektronického podávacího systému. K zálohování souborů budete potřebovat skener, počítač a externí pevný disk. Naskenujte každý dokument a uložte jej do složky v počítači označené pro různé typy dokumentů (účty, daně, vylepšení domácnosti atd.). Přidání měsíce a roku na konec názvu dokumentu vám také pomůže uspořádat věci podle data; například Utilitybill_Nov2002.pdf. Existuje také řada aplikací, které vám pomohou skenovat, ukládat a spravovat dokumenty přímo na smartphonu nebo tabletu.
